Qué es... La e-Administración

Introducción

La Administración electrónica (e-Administración), conocida habitualmente en habla inglesa como e-Government (aunque la traducción literal sería e-Gobierno), hace referencia a aquellos mecanismos electrónicos que permiten la prestación de servicios públicos de la Administración tanto a los ciudadanos como a las empresas.

La Introducción de las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicaciones) en las Administración mejora notablemente la productividad y la calidad del servicio de atención a ciudadanos y empresas, accediendo a los servicios de la Administración en cualquier momento y lugar de una forma más cómoda, personalizada, rápida y con menos gastos. La productividad es de hecho uno de los aspectos más preocupantes de la economía española, y está íntimamente relacionado con el potencial de crecimiento económico y la competitividad.

El objetivo del Gobierno español es que los ciudadanos puedan realizar todas sus gestiones administrativas por medios electrónicos, de forma que los Ministerios, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos estarán obligados a ofrecer sus servicios por Internet, teléfonos móviles, televisión digital o cualquier medio electrónico futuro. La Administración Central tendrá que haber contraído plenamente esta obligación a finales de 2008, como muy tarde, mientras que las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos dispondrán de dos años más, hasta 2010. Esperemos que este reto sea alcanzado, pues es un importante apoyo para converger con los países más desarrollados tanto en productividad como en el grado de inserción en la “Sociedad de la Información”.

Beneficios de las TIC en la Administración

La e-Administración podría asimilarse a la creación de una “ventanilla virtual” única que permitiera la prestación online de todos los servicios públicos cómodamente en cualquier momento y lugar, con una elevada personalización, interactividad, rapidez y eficiencia.

La implantación de la e-Administración es una prioridad para todos los Gobiernos de los países más desarrollados, existiendo un consenso total en que ésta es de vital importancia para el desarrollo social y crecimiento económico.

Gracias a los servicios denominados como e-Administración se pretende ofrecer una  prestación más eficaz y de mayor calidad, ahorrar costes, reducir los plazos de espera y mejorar la transparencia de los procesos, tanto a los ciudadanos como a las empresas. Existen servicios públicos orientados a los ciudadanos (permisos de construcción, certificados de nacimiento y matrimonio, notificación de cambios de domicilio, declaración de la renta, etc.) y orientados a la empresa (contribución social para empleados, registro de nuevas compañías, impuestos, etc.).

Las principales ventajas socio-económicas que ofrece la e-Administración son:

• Mejora de la calidad de vida de los ciudadanos. El objetivo principal de la e-Administración es facilitar el trabajo y las tareas diarias de la gran mayoría de la población: ahorro de tiempo en gestiones burocráticas sin esperar colas, pago de impuestos sin desplazarse del trabajo o de casa, informarse sobre eventos culturales, etc. La tramitación online reduce el tiempo de respuesta de la Administración y el tiempo que debe emplear el ciudadano en el desplazamiento y en la espera de colas, sobre todo en aquellos servicios que requieren más de una gestión. Además el ciudadano puede conocer en cada momento el estado de sus procesos administrativos por correo electrónico o mediante mensajes cortos al móvil.
• Mejora de la productividad de las empresas. La Administración juega un papel esencial a la hora de facilitar el ingreso de las empresas en la Sociedad de la Información. La digitalización de servicios de solicitudes y autorizaciones, de contribución social, de pago de impuestos, etc., ayuda en gran medida a que poco a poco la empresa tenga que ingresar en la Sociedad de la Información con las ventajas que ello reporta a la sociedad en general. Al integrarse todos los elementos en un sistema de información global, se pueden prestar servicios más eficientes y personalizados y simplificar las operaciones. Las empresas son uno de los agentes más favorecidos por esta simplificación.
• Reducción de barreras sociales. La e-Administración tiene un impacto muy importante en la sociedad en su conjunto, pues su uso en ciertos servicios puede favorecer la integración de colectivos con necesidades especiales (personas con dificultades motoras y sensoriales, personas que residen en zonas rurales, personas trabajadoras cuyo horario laboral coincide con el de la Administración, etc.). De hecho, es especialmente importante para que las personas con algún tipo de discapacidad (auditiva, del habla, físicas, intelectuales, etc.), permanente o transitoria, vean facilitadas sus necesidades de comunicación y mejoren su autonomía y calidad de vida.
• Reducción del impacto medioambiental. El ahorro de papel gracias a la e-Administración supone una reducción del impacto ambiental asociado a la fabricación y reciclado del papel, así como un ahorro de costes y aumento de productividad asociados a las nuevas oportunidades de movilidad y colaboración. Además, la e-Administración reduce las necesidades de transporte, siendo precisamente este sector el que más contribuye al gasto energético, el efecto invernadero y a la contaminación atmosférica.
• Mejora del servicio proporcionado por la e-Administración. La e-Administración supone una mejora del servicio prestado a la sociedad por las Administraciones públicas, redundando tanto en una mejora de imagen, como en una mayor agilidad y eficiencia de sus procesos internos. No obstante, también supone otros beneficios, como la disminución de errores, la mejor coordinación entre los distintos organismos públicos, y ahorros importantes de costes por ahorro de papel, gastos postales, gastos de transporte, necesidad de menos personal, etc.

Grado de desarrollo de la e-Administración

En términos generales, la madurez de la e-Administración ha aumentado espectacularmente desde el año 2000. En la mayoría de los países los avances más rápidos se produjeron durante los primeros años en los que se pusieron en marcha programas específicos. En el ámbito mundial, la e-Administración sigue estando liderada por Canadá, seguida por Singapur y Estados Unidos.

En el informe “Online Availability of Public Services: How is Europe Progressing? 2006” de Capgemeni se realiza un benchmarking del grado de desarrollo de la e-Administración en la UE (Unión Europea). Como en años anteriores, se tienen en cuenta 20 servicios públicos básicos, divididos en servicios para ciudadanos (la presentación de la declaración de la renta, la búsqueda de empleo, la renovación de documentos personales, etc.) y servicios para empresas (el registro de nuevas compañías, impuestos, etc.). Se mide tanto el grado de disponibilidad como el de sofisticación de cada uno de estos servicios.

España se encuentra en concreto en la mitad de la clasificación de países de la UE en cuanto a oferta de servicios públicos a través de Internet, bastante distanciada de los países que lideran este ranking. En concreto el grado de sofisticación de los servicios online alcanza el 79% y el de disponibilidad un 55%. El ranking de disponibilidad está liderado por Austria, con un 83% de los procesos con la Administración disponibles en Internet, seguido de Estonia (79%), Malta (75%), Suecia (74%), Reino Unido (71%), y Francia (65%). Los países con los procesos más sofisticados son: Austria (95%), Malta (9%), Estonia (90%), Suecia (90%), Noruega (90%), y Reino Unido (89%).

La e-Administración en la Administración General del Estado

El informe "IRIA 2006” elaborado Consejo Superior de Administración Electrónica presenta un análisis cuantitativo del sector de TIC en la Administración General del Estado recogiendo los agregados económicos e indicadores más significativos del mismo, junto con las características más representativas del parque de recursos informáticos, efectuando al mismo tiempo un contraste con los relativos a otros sectores públicos y privados.

Los tres capítulos del Presupuesto General del Estado que recogen gastos e inversiones en TIC son el Capítulo 1 que recoge el gasto público en personal TIC, el Capítulo 2 que recoge los gastos en bienes corrientes y servicios TIC, incluyendo desde reparaciones de ordenadores hasta el coste de las comunicaciones o la subcontratación de servicios informáticos, y el Capítulo 6 de inversiones reales TIC. La primera impresión que se obtiene al medir en términos nominales la evolución de estos tres Capítulos es que en los últimos años ha existido una tendencia creciente de gasto e inversión en TIC, tal y como se puede observar en la Figura 2. En el año 2006, el Estado en España destinó un 4,5% del presupuesto total a TIC.

Sin embargo, esta tendencia no es tan clara si se ajusta el presupuesto TIC por la inflación. De hecho, tal y como aparece en la Figura 3, el presupuesto TIC en términos reales crece hasta el año 2001, pero a partir de esta fecha, el presupuesto real TIC cae de tal forma que a pesar de cierta recuperación, los niveles actuales de inversión y gasto real en nuevas tecnologías están por debajo de los del año 2001. Es especialmente relevante el descenso de los gastos en personal TIC. Por otro lado, la Administración Estatal española durante varios años no ha ejecutado completamente el gasto e inversión planificada en TIC, con una media desde 1997 del 91,3%. Este freno a la inversión y gasto TIC en términos reales de los últimos años, explica ciertas dificultades en la implantación de algunos planes y proyectos de desarrollo de la e-Administración en la Administración General del Estado.

La e-Administración en Comunidades Autónomas y Ayuntamientos

El grado de desarrollo de la e-Administración en las Comunidades Autónomas, y sobre todo en los Ayuntamientos, se encuentra lejos del nivel alcanzado por la Administración General del Estado. El informe "eEspaña 2006" de la Fundación France Telecom analiza y elabora un ranking de los portales Web de las diferentes Comunidades Autónomas y Ayuntamientos, teniendo en cuenta los ámbitos de seguridad, información, navegación y diseño, contenidos, servicios, y participación ciudadana. Las Comunidades Autónomas de Madrid (87,5/100), País Vasco (87,5/100) y Comunidad Valenciana (82,5/100) tienen los portales más avanzados, disponiendo de la oferta de servicios más completa y de una mayor disponibilidad de herramientas electrónicas de participación ciudadana. Los Ayuntamientos con portales Web más desarrollados son los de Barcelona (77,5/100), Gijón (77/100) y Pamplona (73,75/100). Los Ayuntamientos cuentan con portales menos desarrollados que las Comunidades Autónomas.

Barreras a la implantación de la e-Administración

El estudio “InfoAGE 2005” elaborado por Astic (Asociación Profesional del Cuerpo Superior de Sistemas y Tecnologías de la Información de la Administración del Estado) analiza los problemas que desde hace años lastran el progreso de la e-Administración en España.

Una de las principales barreras al desarrollo de la e-Administración es la especial ordenación territorial de España, con una descentralización bastante grande respecto a otros países. Esto genera problemas importantes de coordinación, la ausencia de una visión estratégica común, y el desigual desarrollo de la Administración electrónica en los distintos niveles de la Administración. También es necesario invertir en la infraestructura necesaria (servidores, desarrollo o compra de software, etc.) y la formación del personal de la Administración.

Pero éstas no son las únicas dificultades para la extensión de la e-Administración también lo son la falta de experiencia y percepción de seguridad en el uso de dispositivos electrónicos e Internet, así como el desconocimiento de los servicios que se proporcionan por parte de la sociedad. En este sentido las soluciones vienen de la mano de acciones formativas y de difusión de las ventajas que reportan las nuevas tecnologías, así como conseguir que todos los servicios cumplan unos estándares mínimos de usabilidad y accesibilidad.